La tecnología ha cambiado la formas en las que hacemos muchas cosas y las empresas no son una excepción. Los procesos que estas deben hacer de manera cotidiana se pueden beneficiar en gran medida por la tecnología, bien sea mediante la automatización o la digitalización del proceso, una empresa puede conseguir una mayor eficiencia.

Pueden adoptar la tecnología en diferentes áreas y en formas diferentes. En esta oportunidad nos centraremos en la automatización de procesos en las empresas, que tiene varias áreas de aplicación.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en la sustitución de la intervención humana por alguna máquina o software que se encargue de realizar el proceso. Esto se aplica especialmente en tareas repetitivas, de gran volumen o que demanden gran cantidad de tiempo, de modo que la empresa pueda ser más eficiente al implementar el uso de una herramienta empresarial.

La automatización de procesos se puede dar a distintas escalas dentro de las actividades empresariales. Puede ir desde algo tan sencillo como las respuestas automáticas en un correo electrónico, hasta la automatización del control de inventarios en una empresa. En todo caso, la idea general sigue siendo similar: reducir el esfuerzo humano necesario para hacer la actividad.

¿Por qué automatizar los procesos comerciales?

La decisión de automatizar procesos dentro de una empresa, si bien tiene algunos costos asociados, trae consigo grandes beneficios, tales como:

Ahorrar tiempo: La automatización de procesos permite que estos se puedan hacer de una manera más rápida, esto por la implementación de un software o máquina que se encarga de realizar la actividad en menor tiempo de lo que le tomaría a una persona. Así, la empresa logra incrementar su eficiencia, pudiendo hacer las mismas tareas en menos tiempo.

Menores costos: Al reducir el esfuerzo humano necesario para hacer la actividad, la automatización permite reducir costos de una manera importante. Aunque puede que en algunos casos no sea así, la mayoría de las veces la automatización permitirá que la empresa reduzca sus costos.

Menor probabilidad de error: Uno de los problemas que enfrentan las empresas en sus procesos es la probabilidad de que ocurra un error. Cuando se automatiza un proceso, se logra conseguir una reducción en la probabilidad de error, ya que el software se encarga de hacer la tarea de manera repetitiva bajo ciertos estándares. Los errores pueden ocurrir, incluso con el personal más calificado, por ello la automatización los puede ayudar a conseguir mejores resultados.

Escalabilidad: Las personas suelen tener menor capacidad que las máquinas para hacer ciertas tareas. Cuando se trata de tareas repetitivas, poder automatizarlas brinda la posibilidad de realizar una mayor cantidad, de modo que la empresa se vuelve más escalable. Por ejemplo, supongamos que una persona es capaz de atender 20 solicitudes de clientes por día, pero se decide automatizar el proceso y un software es capaz de brindar atención al cliente de manera ilimitada. Así, el proceso se vuelve escalable y se atiende a una mayor cantidad de personas, lo que favorece al crecimiento de la empresa.

Estandarizar procesos: Para una empresa, es importante contar con estándares de calidad y lineamientos a seguir. Cuando las personas hacen algunas tareas, puede que exista alguna diferencia entre el método de cada uno. Al automatizar una tarea, la empresa consigue que se realice bajo el mismo estándar o parámetros, de modo que pueda obtener resultados consistentes.

Mayor seguridad: Dado que la automatización reduce el margen de error, el manejo de la información y la seguridad de la integridad de los procesos se ven beneficiados por la automatización. Con esto, la empresa logra reducir la probabilidad de que su información o la de un cliente pueda verse comprometida.

Mejor experiencia de usuario: La automatización de procesos en relaciones con los clientes pueden ayudar a brindarle un servicio de mejor calidad al cliente, reduciendo el tiempo de respuesta y teniendo un acceso más rápido a la información. Un ejemplo de esto puede ser un bot de atención al cliente, que le brinde la información necesaria o respuestas automáticas del correo electrónico.

Formas de automatizar los procesos comerciales

Existe una gran cantidad de procesos o áreas en los que se puede implementar la automatización a nivel empresarial. Por ello, veremos a continuación algunos ejemplos.

Automatizar procesos administrativos

El área administrativa de una empresa tiene una gran cantidad de procesos que pueden ser automatizados. Entre ellos tenemos: el pago de nómina, el control de inventarios, emisión de facturas, contabilidad, impuestos y mucho más. Una opción para automatizar estos procesos es la adopción de un ERP (Enterprise Resource Management), un software que brinda apoyo administrativo a una empresa.

Con esto se puede llevar un control de inventario de manera automatizada, se puede llevar la contabilidad de la empresa de una manera más sencilla y se puede tener una plantilla para la creación de facturas de manera automatizada, de modo que solo sea necesario indicar los datos del cliente y pedido.

En el área contable también se tiene una gran ventaja, dado que ayuda a tener la contabilidad de la empresa al día, de modo que se tiene la información actualizada, con un menor esfuerzo humano y con la posibilidad de favorecer a la toma de decisiones informada.

Automatizar relaciones con clientes

Un área clave y dinámica en una empresa son sus relaciones con los clientes, en donde son varias las posibilidades de automatización y se puede implementar un software para ayudar a esto. Una opción para automatizar el flujo de la información es la adopción de programas CRM gratuitos (Customer Relationship Management).

Por ejemplo, al adoptar un CRM, la empresa puede automatizar el flujo de la información, de modo que todos los colaboradores puedan acceder a ella de manera rápida. De este modo, las interacciones con un cliente podrán ser consultadas y cualquier persona podrá atender su duda rápidamente.

Otra opción es la automatización en las respuestas a los clientes, tal como puede ser las respuestas automáticas a través de un correo electrónico o a través de un chatbot. Con esto, el cliente tiene un tiempo de respuesta mucho más corto y puede solventar su inquietud de una forma mucho más rápida.

Extracción automática de datos y creación de bases de datos

En la actualidad, la analítica de datos es muy importante para los negocios. Por ello, automatizar la recolección de datos y la creación de bases de datos es de gran ayuda para las empresas. Además, garantiza calidad en los datos generados, así como una mayor seguridad en los mismos.

Con esto, una empresa que desee hacer un análisis de sus ventas, puede consultar su base de datos y hacer un pronóstico, evaluar la frecuencia de ventas o diseñar una campaña de marketing para lanzar un nuevo producto.

Automatización de facturas

La facturación en una empresa puede ser una tarea repetitiva, por ello, es una oportunidad para automatizar su creación. Esto se puede hacer a través de un software, de modo que se reduzca el esfuerzo humano necesario para hacer facturas y se pueda reducir el margen de error, bien sea en los datos de la factura o en un pago que se efectúe.

Esto favorece a una mayor eficiencia en los procesos cotidianos de una empresa y reduce los costos administrativos para el procesamiento y envío de las facturas. El tiempo ahorrado puede destinarse a mejorar la analítica de los ingresos y egresos del negocio.

Adoptar herramientas de AI o ML

En la actualidad, las herramientas de AI y ML han ganado gran popularidad entre las empresas y la cantidad de datos que manejan las empresas brinda cada vez más posibilidades. La adopción de estas herramientas pueden ayudar a automatizar y agilizar muchos procesos analíticos dentro de un negocio. Un ejemplo de ello es la creación automática de reportes a través de un programa, de modo que los colaboradores puedan tener la información disponible para la toma de decisiones.

Estas herramientas pueden ser un poco más complejas o costosas, por lo que se debe ser cauteloso en su adopción. También se debe tener conocimiento sobre su funcionamiento para sacar el máximo provecho posible de esta.